Privacyverklaring
My Notetaker neemt gesprekken op, zet ze om in tekst en maakt er samenvattingen, actiepunten en analyses van. Dat zijn gevoelige gegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt.
1. Wie wij zijn
My Notetaker is een product van My AI B.V., Colosseum 65 (unit 1.12–1.16), 7521 PP Enschede, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98317067. Voor vragen over privacy bereik je ons via info@my-ai.nl of +31 6 45110794. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; je vraag komt rechtstreeks bij de directie terecht.
2. Onze rol: verwerker of verantwoordelijke
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt degene die het doel en de middelen van een verwerking vaststelt, wie verwerkingsverantwoordelijke is. Bij My Notetaker hangt dat af van hoe je het gebruikt:
- Zakelijk gebruik (je gebruikt My Notetaker voor je werk, praktijk of bedrijf, ook als zzp'er): voor de gespreksinhoud is de klant (de organisatie die het abonnement afsluit, of jij als zelfstandige) verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker en verwerken de inhoud alleen in opdracht van de klant, volgens onze verwerkersovereenkomst. Vragen van mensen die zijn opgenomen over hun gegevens horen in de eerste plaats bij de klant thuis; wij helpen daarbij.
- Privégebruik (je gebruikt My Notetaker als consument): voor zover de AVG van toepassing is, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de gespreksinhoud in onze dienst. We verwerken die inhoud alleen om de dienst aan jou te leveren.
- Account-, abonnements- en betaalgegevens, beveiligingslogs en de wachtlijst: hiervoor zijn wij altijd verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang
| Gegevens | Doel | Grondslag (art. 6 AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash), profielfoto (optioneel), rol, organisatie(s), keuze zakelijk/privé, akkoord met de voorwaarden (versie en moment), instellingen zoals bewaartermijn en gedrag bij telefoongesprekken | Je account aanmaken en beheren, inloggen, de dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat. Na verwijdering direct gewist; back-ups van onze database worden binnen 30 dagen overschreven. |
| Sessies en gekoppelde apparaten: een versleutelde sessiesleutel (wij bewaren alleen de hash), de browser of het apparaattype, koppelingen met je horloge | Je ingelogd houden, apparaten koppelen en ontkoppelen, misbruik voorkomen | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Sessies 30 dagen; koppelingen tot je ze ontkoppelt of je account verwijdert |
| Gebruiksgegevens: aantal opgenomen minuten, aantal gestelde vragen, tijdstip, duur, bron en status van een opname; per actiepunt je keuze (taak of genegeerd), of het is afgevinkt en een eventuele deadline. De tekst van actiepunten staat niet in onze database. | Het abonnement toepassen (opnamelimiet, aantal gebruikers), de dienst laten werken, storingen oplossen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat; gegevens over een opname tot die opname is verwijderd |
| Gespreksinhoud: audio, transcript, titel, samenvatting, actiepunten, sfeeranalyse, trefwoorden, contacten (namen en organisaties van mensen met wie je spreekt) en de contactprofielen die daaruit worden opgebouwd | De kern van de dienst: opnemen, uitschrijven, samenvatten, doorzoekbaar maken en vragen beantwoorden over je eigen gesprekken | Zakelijk: in opdracht van de klant (zie hoofdstuk 2). Privé: uitvoering van de overeenkomst met jou; voor gegevens van anderen in je gesprekken: gerechtvaardigd belang (zie hoofdstuk 5) | Tot je het gesprek of je account verwijdert, of tot de bewaartermijn verloopt die bij je pakket hoort of die je zelf kiest (Starter maximaal 90 dagen, Team maximaal 1 jaar, Pro zelf instelbaar). Na het verwerken van een opname wissen we de tijdelijke audiokopie op onze eigen server direct. Een opname die niet verwerkt kon worden, bewaren we versleuteld tot je hem opnieuw laat verwerken of verwijdert; de automatische bewaartermijn verwijdert die niet, zodat je audio nooit ongemerkt verloren gaat. |
| Vragen aan je geheugen ("Vraag") en de antwoorden | Antwoord geven op je vraag | Als bij gespreksinhoud | Niet bewaard. We tellen alleen dát je een vraag hebt gesteld. |
| Telefoonstatus (alleen met de telefoon-app): of je telefoon overgaat, in gesprek is of vrij is | Je horloge laten weten wanneer een telefoongesprek begint en eindigt, zodat het (na jouw keuze) kan opnemen | Uitvoering van de overeenkomst | Niet bewaard. De app leest geen telefoonnummers, contacten of gespreksaudio. |
| Abonnement en betaling: naam organisatie, e-mailadres beheerder, factuuradres, btw-nummer, betaalmethode en betaalstatus (bij onze betaaldienst Stripe), het gekozen pakket | Abonnementen afsluiten, factureren en innen; btw correct toepassen | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) | Facturen en betaalgegevens 7 jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Wij slaan zelf alleen de Stripe-kenmerken en de status op; facturen worden live bij Stripe opgehaald. |
| Technische logs: IP-adres, tijdstip, opgevraagd adres, foutmeldingen. Nooit inhoud van gesprekken, wachtwoorden of cookies. | De dienst beveiligen, misbruik en storingen opsporen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging en continuïteit) | Maximaal 30 dagen bij onze hostingpartij |
| Gebruikte proefperiode: een versleutelde, niet terug te rekenen code (HMAC) van je e-mailadres. Geen leesbaar adres. | Voorkomen dat iemand de gratis proef herhaaldelijk gebruikt, ook na het verwijderen van een account | Gerechtvaardigd belang (misbruik van de gratis proef voorkomen) | 12 maanden na aanmaken; blijft ook staan als je je account verwijdert |
| Wachtlijst: e-mailadres en (optioneel) organisatie | Contact met je opnemen over My Notetaker | Toestemming (die je kunt intrekken via info@my-ai.nl) | Tot je je afmeldt, uiterlijk 12 maanden |
| Contact met ons: wat je ons mailt of vertelt | Je vraag beantwoorden, klachten afhandelen | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang | Tot 2 jaar na afhandeling |
We verwerken geen gegevens voor advertenties, verkopen geen gegevens en bouwen geen profielen van jou voor marketing.
4. Hoe we met gespreksinhoud omgaan
- Alleen in de EU. Spraakherkenning, analyse en opslag van gespreksinhoud gebeuren via ons AI-platform Artific in Google Cloud, regio europe-west4 (Eemshaven, Nederland). Onze applicatieserver draait in Frankfurt (Duitsland), waar audio tijdens het verwerken tijdelijk en versleuteld staat.
- Zo min mogelijk bij ons. In onze eigen database staan geen transcripten, samenvattingen, titels of namen van je contacten, alleen technische kenmerken en metadata (zoals tijdstip en duur). De inhoud staat in een afgeschermde, persoonlijke kennisbank per gebruiker bij Artific.
- Alleen voor jou. Niemand anders kan je gesprekken openen: geen teamgenoot, geen beheerder van je organisatie en ook geen medewerker van ons via de app. Een beheerder ziet alleen je naam, e-mailadres, rol en het aantal opgenomen minuten, omdat dat nodig is voor het abonnement. Medewerkers van ons of onze verwerkers kunnen alleen bij gegevens als dat nodig is om een storing op te lossen of als de wet dat verplicht en zijn tot geheimhouding verplicht.
- Niet voor training. We gebruiken je gesprekken niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren. De taalmodellen draaien via Google Cloud Vertex AI, dat klantgegevens volgens zijn voorwaarden niet gebruikt om modellen te trainen.
- Verwijderen is verwijderen. Verwijder je een gesprek, dan wissen we het transcript, de analyse en de originele audio, ook bij Artific. Lukt dat een keer niet direct, dan proberen we het automatisch opnieuw.
5. Mensen die je opneemt
In een gesprek komen ook anderen aan het woord. Hun stem, wat ze zeggen en hun naam zijn persoonsgegevens. Daarom:
- Vertel het de ander. Je bent zelf verplicht de mensen met wie je spreekt te vertellen dat je het gesprek opneemt en waarvoor en zo nodig toestemming te vragen. My Notetaker herinnert je hieraan op het opnamescherm. Zakelijke klanten moeten hun gesprekspartners informeren zoals de AVG voorschrijft (art. 13 en 14), bijvoorbeeld met een korte mededeling aan het begin van het gesprek en een verwijzing naar hun eigen privacyverklaring.
- Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt. Het opnemen van een gesprek waaraan je niet deelneemt is in Nederland strafbaar (art. 139a tot en met 139c Wetboek van Strafrecht) en is in onze voorwaarden verboden.
- Bijzondere gegevens. In gesprekken kunnen gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens voorkomen, bijvoorbeeld in de zorg. Een zakelijke klant moet daarvoor zelf een geldige uitzondering op het verwerkingsverbod hebben (art. 9 AVG en de Uitvoeringswet AVG) en zo nodig een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitvoeren. Wij helpen daarbij met informatie over onze beveiliging en verwerkers.
- Privégebruik. Wie My Notetaker als consument gebruikt, verwerkt gegevens van gesprekspartners namens zichzelf. Voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn, baseren we ons op het gerechtvaardigd belang van de gebruiker om een eigen verslag te hebben van gesprekken waaraan hij of zij deelneemt. We beperken de impact voor de ander: alleen de gebruiker kan de inhoud zien, alles blijft in de EU, er is geen ander gebruik en de inhoud wordt verwijderd zodra de gebruiker dat doet.
- Ben je opgenomen en wil je je rechten uitoefenen? Neem contact op met degene die je heeft opgenomen. Lukt dat niet, of gebruikte die persoon My Notetaker privé, mail dan info@my-ai.nl. Omdat wij gesprekken niet kunnen inzien zonder medewerking van de gebruiker, zetten we je verzoek door naar die gebruiker of de klant en helpen we waar we kunnen.
6. AI en geautomatiseerde verwerking
My Notetaker gebruikt AI (grote taalmodellen) om spraak om te zetten in tekst, gesprekken samen te vatten, actiepunten en trefwoorden te vinden, de toon van een gesprek te beschrijven (sfeeranalyse), contactprofielen op te bouwen en vragen over je eigen gesprekken te beantwoorden. Wat AI maakt, staat in de app als zodanig aangegeven.
- De sfeeranalyse is gebaseerd op de tekst van het transcript. We analyseren geen stemkenmerken en herkennen geen emoties uit stem of gezicht en we maken geen stemprofielen.
- Contactprofielen zijn samenvattingen van wat er in jouw gesprekken met iemand is besproken. Ze zijn alleen voor jou zichtbaar.
- My Notetaker neemt geen besluiten over mensen. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen in de zin van art. 22 AVG. AI-uitvoer kan fouten bevatten; controleer belangrijke informatie in het transcript.
7. Ontvangers en doorgifte buiten de EU
We schakelen de volgende partijen in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten of zijn hun standaard verwerkingsvoorwaarden van toepassing. De actuele lijst met wijzigingen staat op Subverwerkers.
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Artific B.V. (Enschede) | AI-platform: spraakherkenning, taalmodellen, kennisbank en opslag van gespreksinhoud en originele audio | Google Cloud, regio europe-west4 (Nederland) |
| Google Cloud (via Artific) | Infrastructuur en AI-modellen (Vertex AI) voor Artific | europe-west4 (Nederland) |
| Vercel Inc. | Hosting van de website en de applicatieserver; technische logs | Regio Frankfurt (Duitsland) |
| Neon, Inc. (onderdeel van Databricks) | Database met accounts en metadata; tijdelijke, versleutelde audio tijdens het verwerken | AWS-regio Frankfurt (Duitsland) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Betalingen, abonnementen en facturen. Stripe ontvangt nooit gespreksinhoud. | EU (Ierland); Stripe kan gegevens ook in de VS verwerken |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Versturen van servicemails: je e-mailadres en de tekst van de mail. Nooit gespreksinhoud, geen open- of kliktracking. | EU (Frankrijk) |
Vercel, Neon, Google en Stripe zijn (onderdeel van) Amerikaanse bedrijven. Gegevens worden opgeslagen in de genoemde EU-regio's. Voor zover deze bedrijven gegevens vanuit de VS kunnen benaderen, of Stripe betaalgegevens in de VS verwerkt, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gespreksinhoud wordt niet naar de VS doorgegeven voor opslag of verwerking.
We verstrekken gegevens verder alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op last van een rechter. Stripe verwerkt een deel van de betaalgegevens als zelfstandig verantwoordelijke voor zijn eigen wettelijke verplichtingen (zoals fraudebestrijding); daarvoor geldt de privacyverklaring van Stripe.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), waaronder:
- versleutelde verbindingen (HTTPS met HSTS) en versleutelde opslag; tijdelijke audio staat extra versleuteld (AES-256-GCM) in onze database;
- scheiding per gebruiker op meerdere niveaus: databasebeveiliging per rij, een eigen kennisbank per gebruiker en controle van elke zoekopdracht op eigenaarschap;
- wachtwoorden alleen als sterke hash (scrypt), sessiecookies die niet via scripts leesbaar zijn, bescherming tegen cross-site-aanvallen en limieten op inlogpogingen;
- geen scripts, lettertypen of trackers van derden op onze pagina's;
- toegang tot productiesystemen alleen voor wie dat nodig heeft.
Merken we een datalek, dan handelen we volgens de AVG: we informeren zakelijke klanten zonder onredelijke vertraging en melden het, waar wij verantwoordelijk zijn, binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en zo nodig bij jou.
9. Je rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar en je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Veel kun je zelf in de app:
- Inzage en overdraagbaarheid: Instellingen > Privacy > Download al mijn gegevens (een JSON-bestand met je account en al je gesprekken).
- Rectificatie: naam en e-mailadres pas je aan onder Instellingen > Profiel; contacten en gesprekstitels in de app zelf.
- Verwijdering: verwijder losse gesprekken in de app, of je hele account onder Instellingen > Privacy. Alles wordt dan gewist, ook bij Artific.
Voor andere verzoeken mail je info@my-ai.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, maar vragen daarbij nooit om een kopie van je identiteitsbewijs met zichtbaar BSN. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk graag eerst zelf.
Gebruik je My Notetaker via een organisatie (zakelijk), dan is die organisatie verantwoordelijk voor de gespreksinhoud. Je kunt je verzoek ook bij haar indienen; wij helpen haar daarbij.
10. Cookies
We gebruiken alleen één noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden en lokale opslag in je browser voor functies die je zelf gebruikt. Geen analytische of tracking-cookies. Zie Cookies en lokale opslag.
11. Minimumleeftijd
My Notetaker is bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. We verwerken niet bewust gegevens van kinderen als gebruiker.
12. Wijzigingen en contact
We passen deze privacyverklaring aan als onze dienst of de wet verandert. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat vooraf weten in de app. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Vragen? Mail info@my-ai.nl of bel +31 6 45110794. Ons postadres is My AI B.V., Colosseum 65 (unit 1.12–1.16), 7521 PP Enschede.