AI-notulist voor advocaten en juristen
Een intake, een bespreking met de wederpartij of een intern overleg: met My Notetaker lees je je gesprek terug in een automatisch transcript, met een samenvatting en de afgesproken vervolgstappen. AI kan fouten maken, dus controleer wat belangrijk is. Gespreksinhoud wordt in de EU verwerkt en alleen jij kunt je gesprekken openen. Vertrouwelijkheid blijft jouw verantwoordelijkheid; hieronder staat wat je per onderdeel kunt nagaan.
Waar juristen het voor gebruiken
- Intakegesprek met een cliënt. Je stelt vragen en luistert zonder mee te typen. Daarna staan de feiten, de vragen van de cliënt en de vervolgstappen op een rij.
- Bespreking of onderhandeling. Je leest terug wat er precies is gezegd en wat is toegezegd, met tijdstip en spreker.
- Intern overleg en dossierbespreking. De actiepunten per dossier staan klaar; je kiest zelf welke een taak met een deadline worden (Team).
Voorbeeld van een verslag
Fictief voorbeeld, geen echte zaak
Samenvatting
Intake met Anna Voorbeeld over de opzegging van haar huurovereenkomst voor een bedrijfsruimte. De verhuurder zegt op wegens eigen gebruik. De cliënt wil weten of zij kan blijven en wat een redelijke vergoeding is.
Vervolgstappen
- Cliënt stuurt de huurovereenkomst en de opzeggingsbrief, deze week.
- Termijnen controleren en een eerste beoordeling sturen, binnen tien dagen.
- Kostenindicatie meesturen met de opdrachtbevestiging.
AI kan fouten maken: een verkeerde spreker, een gemist actiepunt of een naam die net anders is geschreven. Lees de samenvatting na en controleer belangrijke afspraken in het transcript. Een samenvatting is geen juridisch oordeel: jij beoordeelt de zaak.
Vertrouwelijkheid: wat je kunt nagaan
Advocaten hebben een geheimhoudingsplicht en een verschoningsrecht. De Nederlandse orde van advocaten noemt vertrouwelijkheid een kernwaarde van het beroep. Of en hoe je een AI-notulist gebruikt, beoordeel je zelf, binnen de afspraken van je kantoor. Dit is wat My Notetaker doet:
| Vraag | Waarom | My Notetaker |
|---|---|---|
| Wie kan de gesprekken openen? | Hoe minder mensen toegang hebben, hoe kleiner het risico. | Alleen jij, ook binnen een team. Een beheerder ziet alleen naam, e-mailadres, rol en opgenomen minuten. |
| Waar staat de gespreksinhoud? | Buiten de EU gelden andere regels voor toegang tot gegevens. | In de EU: via Artific in Google Cloud in Nederland. Audio staat tijdens het verwerken tijdelijk versleuteld in Frankfurt. |
| Wie verwerkt de gegevens nog meer? | Je moet je cliënt kunnen uitleggen waar zijn gegevens zijn. | Een openbare lijst met subverwerkers, met dienst, locatie en waarborgen. Sommige zijn een Amerikaans bedrijf of horen bij een Amerikaans concern. |
| Wordt het gesprek gebruikt om AI te trainen? | Dan wordt vertrouwelijke informatie voor iets anders gebruikt. | Nee. |
| Kan ik alles verwijderen? | Je bewaart niet langer dan nodig. | Ja: losse gesprekken, je hele account of automatisch na een bewaartermijn van 30 dagen tot 1 jaar. |
| Is er een verwerkersovereenkomst? | Verplicht als een leverancier persoonsgegevens voor je verwerkt (art. 28 AVG). | Ja, voor zakelijke klanten. |
Wat je moet weten
- Vertel dat je opneemt. Laat de cliënt en andere deelnemers weten dat je opneemt en waarvoor. Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt.
- Geen koppeling met je dossiersysteem. Je neemt de samenvatting zelf over in het dossier.
- Abonnement. Transcript, samenvatting en actiepunten zitten in elk abonnement. Een geheugen per cliënt (contacten) heb je vanaf Starter; het taken-overzicht in Team.
Meer over de AVG-kant lees je in AI-notulist en de AVG: waar let je op? Werk je met HR-gesprekken? Zie AI-notulist voor HR.
Alle details staan in de privacyverklaring, de lijst met subverwerkers en de verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Mag ik een gesprek met een cliënt opnemen?
Een gesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt is in Nederland in principe niet strafbaar, maar de AVG en je beroepsregels gelden wel. Vertel de cliënt dat je opneemt en waarvoor. Leg vast op welke grondslag je dat doet.
Wie kan mijn gesprekken zien?
Alleen jij. Ook collega’s in je team en de beheerder van je kantoor kunnen je gesprekken niet openen. De beheerder ziet alleen je naam, e-mailadres, rol en het aantal opgenomen minuten.
Worden mijn gesprekken gebruikt om AI te trainen?
Nee. We gebruiken je gesprekken niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren. De taalmodellen draaien via Google Cloud Vertex AI, dat klantgegevens volgens zijn voorwaarden niet gebruikt om modellen te trainen.
Kan My Notetaker mijn dossier bijwerken?
Nee. Er is geen koppeling met een dossier- of praktijkmanagementsysteem. Je kopieert of downloadt de samenvatting en neemt zelf over wat in het dossier hoort.
Wat kost het voor een kantoor?
Vanaf € 12 per maand inclusief btw voor 5 uur opnemen (Basis). Starter kost € 24 voor 15 uur, met contacten en de koppeling met Claude. Team kost € 49 per gebruiker, met sfeeranalyse en een taken-overzicht. Je probeert alles eerst 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Zie de prijzen.
Probeer My Notetaker 14 dagen gratis. Geen betaalgegevens nodig.
Bronnen
- Nederlandse orde van advocaten: Vertrouwelijkheid
- Autoriteit Persoonsgegevens: Verwerkersovereenkomst
- Algemene verordening gegevensbescherming (EUR-Lex)
Deze pagina is algemene informatie, geen juridisch advies. Bespreek je eigen situatie met je functionaris gegevensbescherming of jurist.