My Notetakervan My AI

Algemene voorwaarden

Versie 4 oktober 2026 · My AI B.V.

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van My Notetaker. Sommige regels gelden alleen voor zakelijke klanten en andere alleen voor consumenten; dat staat er dan bij. Bij zakelijk gebruik maakt de verwerkersovereenkomst deel uit van deze voorwaarden.

1. Definities

2. Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van My Notetaker en elke overeenkomst met ons daarover. Algemene voorwaarden van een zakelijke klant gelden niet.
  2. Je accepteert deze voorwaarden bij het aanmaken van je account. Je kunt ze op deze pagina altijd bekijken, opslaan en printen.
  3. Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. We vervangen de bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

3. Account

  1. Je moet 18 jaar of ouder zijn om een account te maken.
  2. Bij het aanmelden geef je aan of je My Notetaker zakelijk of privé gebruikt. Geef dit naar waarheid op: het bepaalt welke regels uit deze voorwaarden voor je gelden. Kies je zakelijk, dan verklaar je dat je handelt voor je beroep of bedrijf.
  3. Je houdt je wachtwoord geheim en bent verantwoordelijk voor wat er met je account gebeurt. Vermoed je misbruik, verander dan direct je wachtwoord en laat het ons weten.
  4. Een account is persoonlijk. Wordt je account betaald door een organisatie, dan blijft het toch jouw account: je gesprekken blijven van jou, ook als je de organisatie verlaat.

4. De dienst

  1. Met My Notetaker neem je gesprekken op en laat je ze automatisch uitschrijven, samenvatten en analyseren. Je kunt je gesprekken doorzoeken en er vragen over stellen. Welke functies je hebt, hangt af van je pakket zoals beschreven op onze website en in de app.
  2. AI kan fouten maken. Transcripten, samenvattingen, actiepunten, sfeeranalyses, contactprofielen en antwoorden worden door AI gemaakt. Ze kunnen onjuist of onvolledig zijn; bij stilte of slecht geluid kan de AI zelfs tekst bedenken. Controleer belangrijke informatie altijd in het transcript of de opname voordat je erop vertrouwt.
  3. Geen medisch hulpmiddel en geen advies. My Notetaker is een hulpmiddel om gesprekken vast te leggen en terug te vinden. Het is geen medisch hulpmiddel, stelt geen diagnoses, geeft geen behandeladvies en geeft geen juridisch, financieel of ander professioneel advies. Beslissingen over mensen neem je zelf.
  4. We leveren de dienst met de zorg die van een goede dienstverlener mag worden verwacht. Het is een inspanningsverplichting: we garanderen niet dat de dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
  5. We mogen de dienst verbeteren en veranderen. Verdwijnt er een functie die een wezenlijk onderdeel is van je betaalde pakket, dan geldt artikel 17.

5. Proefperiode, prijzen en betaling

  1. Een nieuw account krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen met de functies van het pakket Pro. Je hoeft daarvoor geen betaalgegevens op te geven en de proef stopt vanzelf. De proef is per persoon en per e-mailadres één keer te gebruiken, ook als je je account verwijdert en opnieuw aanmaakt. Kies je geen abonnement, dan kun je daarna niet meer opnemen of vragen stellen, maar blijven je gesprekken leesbaar, te downloaden en te verwijderen.
  2. Kies je tijdens de proef een abonnement, dan houd je de functies van de proef tot de proef afloopt. Daarna gaat je gekozen pakket in en volgt de eerste betaling.
  3. De actuele prijzen staan op onze website en in de app, per gebruiker per maand, zowel inclusief als exclusief 21% btw. Consumenten betalen de prijs inclusief btw. Zakelijke klanten in een ander EU-land met een geldig btw-nummer betalen exclusief btw (btw verlegd).
  4. Abonnementen worden vooruit betaald, per maand of per jaar, via onze betaaldienst Stripe (onder meer met creditcard of iDEAL). De prijs is per gebruiker: het aantal gebruikers in je organisatie bepaalt het bedrag. Komen er gebruikers bij of gaan er gebruikers af, dan wordt het bedrag naar rato aangepast.
  5. Elk pakket heeft een maximum aan opnameminuten per maand, behalve Pro. Voor Pro geldt redelijk gebruik: blijkt het gebruik structureel ver boven dat van een normale professionele gebruiker te liggen, dan nemen we contact met je op om een passende oplossing te vinden.
  6. Facturen vind je in de app onder Instellingen > Abonnement en in het klantportaal van Stripe. Lukt een betaling niet, dan krijg je de kans de betaalgegevens bij te werken. Blijft betaling uit, dan mogen we de dienst opschorten zoals beschreven in artikel 16.

6. Looptijd, verlenging en opzeggen

  1. Maandabonnement: loopt per maand en verlengt elke maand automatisch. Je kunt op elk moment opzeggen, met ingang van het einde van de lopende maand.
  2. Jaarabonnement: loopt het eerste jaar vast.
    • Zakelijke klanten: het abonnement verlengt automatisch met telkens een jaar, tenzij je vóór het einde van het lopende jaar opzegt.
    • Consumenten: na het eerste jaar loopt het abonnement door voor onbepaalde tijd. Je kunt het dan op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van één maand. Het deel van de vooruitbetaalde jaarprijs dat na de opzegtermijn overblijft, betalen we binnen 14 dagen terug.
  3. Opzeggen doe je zelf in de app (Instellingen > Abonnement > Abonnement beheren) of door een e-mail aan info@my-ai.nl. Je krijgt een bevestiging. Opzeggen kan net zo makkelijk als aanmelden.
  4. Na het einde van het abonnement blijft je account bestaan zonder abonnement (zie artikel 5.1). Je kunt ook je account verwijderen; een lopend abonnement waarvan jij de enige gebruiker bent, stopt dan direct, zonder terugbetaling van de lopende periode (tenzij artikel 6.2 of 7 anders bepaalt).

7. Herroepingsrecht (consumenten)

  1. Als consument kun je een abonnement binnen 14 dagen na het afsluiten zonder opgave van redenen herroepen.
  2. Dat doe je met de knop Overeenkomst hier herroepen in de app (Instellingen > Abonnement), met het modelformulier of met een ander duidelijk bericht aan info@my-ai.nl.
  3. Na herroeping stopt je abonnement direct en betalen we alles wat je voor het abonnement hebt betaald binnen 14 dagen terug, met dezelfde betaalmethode. We brengen geen kosten in rekening voor de periode waarin je de dienst al gebruikte. Je account en gesprekken blijven bestaan, tot je ze zelf verwijdert.
  4. Je ontvangt een bevestiging van je herroeping.

8. Regels voor gebruik

  1. Informeer je gesprekspartners. Je vertelt de mensen met wie je spreekt dat je het gesprek opneemt en waarvoor en je vraagt toestemming als dat nodig is. Dit geldt ook bij automatisch opnemen van telefoongesprekken met je horloge.
  2. Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt. Het is verboden (en strafbaar volgens art. 139a tot en met 139c Wetboek van Strafrecht) om met My Notetaker een gesprek op te nemen waaraan je niet deelneemt, bijvoorbeeld door een apparaat te laten opnemen in een ruimte waar je niet bent.
  3. Houd je aan de wet en aan je beroepsregels. Je bent zelf verantwoordelijk voor een rechtmatig gebruik, waaronder de AVG, je geheimhoudingsplicht (zoals het medisch beroepsgeheim of het verschoningsrecht van advocaten) en de regels van je beroepsgroep. Zakelijke klanten zorgen voor een geldige grondslag, zo nodig een DPIA en informeren hun gesprekspartners en medewerkers.
  4. Geen beoordeling van werknemers door AI. Je gebruikt My Notetaker niet om werknemers of sollicitanten te beoordelen, te monitoren of te selecteren en je baseert geen beslissingen over werving, beoordeling, promotie of ontslag op uitvoer van My Notetaker zoals de sfeeranalyse. My Notetaker is daarvoor niet ontworpen.
  5. Je gebruikt My Notetaker niet voor noodsituaties of voor toepassingen waarbij een storing of fout kan leiden tot letsel of schade aan personen.
  6. Je gebruikt My Notetaker niet om illegale inhoud op te slaan of te verspreiden, om inbreuk te maken op rechten van anderen, of om de dienst te verstoren, te omzeilen, te testen op kwetsbaarheden zonder onze toestemming of na te maken.
  7. Je deelt je account niet met anderen. Iedere gebruiker heeft een eigen account.

9. Jouw inhoud en ons eigendom

  1. Jouw inhoud blijft van jou (of van de klant, als die daar met jou andere afspraken over heeft). Een organisatie kan de inhoud van haar leden niet inzien.
  2. Je geeft ons alleen toestemming om je inhoud te verwerken voor zover dat nodig is om de dienst aan jou te leveren. We gebruiken je inhoud niet om AI-modellen te trainen, niet voor marketing en we verkopen haar niet.
  3. De software, het ontwerp en de merken van My Notetaker zijn van ons of onze licentiegevers. Je krijgt een persoonlijk, niet-overdraagbaar recht om My Notetaker te gebruiken zolang je account bestaat en je je aan deze voorwaarden houdt.

10. Privacy en verwerkersovereenkomst

  1. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring.
  2. Bij zakelijk gebruik verwerken we gespreksinhoud als verwerker in opdracht van de klant. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst, die de klant aanvaardt door deze voorwaarden te aanvaarden.

11. Meldingen van illegale inhoud en contactpunt

  1. My Notetaker slaat inhoud op die alleen voor de gebruiker zelf zichtbaar is. We kijken niet mee en modereren inhoud niet vooraf.
  2. Denk je dat er illegale inhoud in My Notetaker is opgeslagen, meld dit dan via info@my-ai.nl met: een uitleg waarom de inhoud volgens jou illegaal is, zo precies mogelijke informatie om de inhoud te vinden, je naam en e-mailadres (tenzij het gaat om seksueel misbruik van kinderen) en een verklaring dat je melding naar eer en geweten juist en volledig is. We bevestigen de ontvangst, beoordelen de melding zorgvuldig en laten je weten wat we ermee doen.
  3. Als we inhoud verwijderen of een account beperken of opschorten, laten we de betrokken gebruiker weten waarom en hoe hij of zij daartegen bezwaar kan maken, tenzij de wet of een bevoegde autoriteit dat verbiedt. Vermoeden we een strafbaar feit dat het leven of de veiligheid van personen bedreigt, dan melden we dat bij de bevoegde autoriteiten.
  4. Ons centrale contactpunt voor gebruikers en voor autoriteiten in de zin van de Digitaledienstenverordening (art. 11 en 12 DSA) is info@my-ai.nl. Je kunt ons schrijven in het Nederlands of het Engels.

12. Gegevens exporteren en overstappen

  1. Je kunt al je gegevens op elk moment zelf downloaden in een gangbaar, machineleesbaar formaat (JSON) via Instellingen > Privacy. De export bevat je accountgegevens en per gesprek de metadata, de titel, het transcript, de samenvatting en de analyse. Originele audio kun je per gesprek downloaden, voor zover je pakket dat toestaat.
  2. Wil je overstappen naar een andere dienst of je gegevens naar je eigen systemen halen, dan kun je je abonnement opzeggen zoals in artikel 6 staat (de opzegtermijn is nooit langer dan twee maanden). Na het einde van je abonnement kun je je gegevens nog ten minste 30 dagen exporteren; je account blijft daarvoor beschikbaar. Hebben we technische hulp van je nodig of jij van ons, dan werken we redelijkerwijs mee. Overstappen en exporteren is kosteloos.
  3. Verwijder je je account, dan wissen we je gegevens definitief, zoals beschreven in de privacyverklaring.

13. Beschikbaarheid en onderhoud

  1. We streven ernaar My Notetaker altijd beschikbaar te houden. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten kantooruren.
  2. Opnames worden tijdens het opnemen in stukjes naar ons verstuurd en bij een onderbroken verbinding op je apparaat bewaard tot ze verstuurd kunnen worden. Toch kunnen we niet uitsluiten dat een opname door een storing van je apparaat, verbinding of onze dienst verloren gaat. Neem bij gesprekken waarvan een verslag onmisbaar is ook een eigen back-up of aantekeningen.

14. Aansprakelijkheid

  1. Zakelijke klanten: onze aansprakelijkheid voor schade door een tekortkoming of onrechtmatige daad is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor My Notetaker heeft betaald. Voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie, zijn we niet aansprakelijk. Een vordering vervalt als ze niet binnen twaalf maanden nadat de klant de schade kende of had kunnen kennen schriftelijk bij ons is gemeld.
  2. Consumenten: wij zijn aansprakelijk volgens de wet. De beperkingen in lid 1 gelden niet voor consumenten.
  3. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden en niet voor schade door dood of letsel.
  4. We zijn niet aansprakelijk voor schade doordat je op AI-uitvoer vertrouwt zonder die te controleren (artikel 4.2), of doordat je deze voorwaarden of de wet overtreedt. Een zakelijke klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder gesprekspartners, die het gevolg zijn van een gebruik in strijd met artikel 8.

15. Overmacht

We zijn niet aansprakelijk als we onze verplichtingen niet kunnen nakomen door overmacht, zoals een storing bij een toeleverancier of in het internet, stroomuitval, een cyberaanval die we redelijkerwijs niet konden voorkomen, of een overheidsmaatregel. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen; we betalen dan het vooruitbetaalde bedrag voor de resterende periode terug.

16. Opschorting en beëindiging door ons

  1. We mogen je toegang beperken of opschorten, of de overeenkomst beëindigen, als je deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, als betaling na herinnering uitblijft, of als de wet of een bevoegde autoriteit dat vereist. We doen dat in verhouding tot de overtreding, laten je weten waarom en geven je, waar dat redelijk is, eerst de kans de situatie te herstellen.
  2. Ook als we je toegang beperken, kun je je gegevens nog exporteren, tenzij de wet of een bevoegde autoriteit dat verhindert.
  3. We kunnen de dienst als geheel beëindigen met een aankondiging van ten minste drie maanden. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna betalen we terug en je kunt je gegevens tot het einde exporteren.

17. Wijziging van de dienst, prijzen en voorwaarden

  1. We kunnen deze voorwaarden en onze prijzen wijzigen. Een wijziging die voor jou nadelig is, laten we ten minste 30 dagen vooraf weten in de app (en per e-mail zodra die functie beschikbaar is). Een prijswijziging gaat pas in bij de volgende betaalperiode.
  2. Ben je het niet eens met een nadelige wijziging, dan kun je je abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Consumenten krijgen dan het vooruitbetaalde bedrag voor de resterende periode terug.
  3. Wijzigingen die nodig zijn door een wetswijziging, of die alleen in je voordeel zijn, kunnen direct ingaan.
  4. Bij een wijziging van deze voorwaarden of de verwerkersovereenkomst vragen we je in de app opnieuw akkoord.

18. Klachten

Heb je een klacht over My Notetaker, mail dan info@my-ai.nl met een duidelijke omschrijving. We bevestigen de ontvangst binnen 3 werkdagen en geven binnen 14 dagen inhoudelijk antwoord. Hebben we meer tijd nodig, dan laten we dat binnen die 14 dagen weten met een indicatie wanneer je antwoord krijgt.

19. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met ons is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen met zakelijke klanten worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Overijssel.
  3. Consumenten kunnen een geschil voorleggen aan de rechter die volgens de wet bevoegd is, waaronder de rechter van hun woonplaats. Een consument die in een ander EU-land woont, behoudt de bescherming van de dwingende regels van dat land.