Automatisch notuleren: vergaderingen en gesprekken transcriberen en samenvatten
Automatisch notuleren betekent: je neemt een vergadering of gesprek op en software maakt er een verslag van. My Notetaker zet de opname om in een transcript per spreker, een samenvatting en actiepunten, meestal binnen enkele minuten na afloop. Alles komt in je eigen geheugen, zodat je later kunt zoeken en vragen kunt stellen over je gesprekken. AI kan fouten maken, dus controleer belangrijke afspraken.
Zo werkt het
- Opnemen. Druk op opnemen in de browser op je laptop of telefoon, in de Android-app of op je horloge. Een online vergadering in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom neem je op met de Chrome-extensie, zonder bot in de vergadering. Heb je al een opname als audiobestand? Dan upload je die.
- Transcriberen. De opname wordt in de EU omgezet in tekst, per spreker. Je geeft de sprekers een naam en koppelt ze aan je contacten.
- Samenvatten. Je krijgt een titel, een korte samenvatting en de actiepunten met wie wat doet en wanneer, voor zover dat in het gesprek is gezegd.
- Terugvinden. Zoek in al je gesprekken of stel een vraag, zoals Wat hebben we vorige maand afgesproken over de planning? Je krijgt antwoord met het gesprek als bron erbij.
Voorbeeld van de uitkomst
Fictief voorbeeld: werkoverleg van 40 minuten
Samenvatting
Het team bespreekt de verhuizing naar het nieuwe kantoor. De datum blijft 1 december. De IT-overgang is het grootste risico; daarvoor komt een apart overleg met de leverancier.
Actiepunten
- Anna Voorbeeld plant een overleg met de IT-leverancier, vóór vrijdag.
- Spreker 2 stuurt de nieuwe plattegrond rond.
- Iedereen geeft uiterlijk 20 november door welke spullen mee moeten.
Uit de actiepunten kies je zelf wat een echte taak wordt, met een datum en een herinnering (taken-overzicht in Team).
Waarvoor mensen het gebruiken
- Vergaderingen en werkoverleg. Niemand hoeft meer te notuleren. De actiepunten staan klaar om rond te sturen.
- Klant- en adviesgesprekken. Met contacten (vanaf Starter) zie je per persoon waar het steeds over ging en wat nog openstaat.
- Telefoongesprekken. Met de Android-app en een Wear OS-horloge kan je horloge opnemen tijdens een telefoongesprek. In de browser op je telefoon kan dat niet.
- Gesprekken onderweg. Op je horloge start je een opname met één tik, ook als je telefoon in je tas zit.
Wat je moet weten
- Controleer de uitkomst. AI kan fouten maken: een verkeerde spreker, een gemist actiepunt of een naam die net anders is geschreven. Lees de samenvatting na en controleer belangrijke afspraken in het transcript.
- Vertel dat je opneemt. Laat de deelnemers weten dat je opneemt en waarvoor. Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt.
- Abonnement. Transcript, samenvatting, actiepunten en zoeken zitten in elk abonnement. Contacten heb je vanaf Starter; sfeeranalyse, trefwoorden en het taken-overzicht in Team.
- Nog niet: koppelingen met je agenda, CRM of dossiersysteem. Ook nog geen eigen iPhone-app (op een iPhone neem je op in de browser).
Privacy
- Gespreksinhoud blijft in de EU. Spraakherkenning, analyse en opslag gebeuren via ons AI-platform Artific in Google Cloud, regio europe-west4 (Nederland). Audio staat tijdens het verwerken tijdelijk versleuteld bij onze applicatieserver in Frankfurt.
- Alleen jij ziet je gesprekken, ook binnen een team.
- Niet gebruikt om AI te trainen.
- Bewaren zolang jij wilt: tot je een gesprek verwijdert, of stel een bewaartermijn in van 30 dagen tot 1 jaar.
Werk je met vertrouwelijke gesprekken? Lees dan ook AI-notulist en de AVG: waar let je op? en de pagina's voor de zorg, juristen en HR.
Alle details staan in de privacyverklaring, de lijst met subverwerkers en de verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen transcriberen en notuleren?
Transcriberen is het gesprek uitschrijven. Notuleren is vastleggen wat er besloten en afgesproken is. My Notetaker doet allebei: je krijgt het volledige transcript en een samenvatting met actiepunten.
Hoe lang duurt het voordat het verslag klaar is?
Meestal een paar minuten na afloop. Een lang gesprek duurt langer. Je kunt het scherm gerust sluiten; je ziet het gesprek verschijnen zodra het klaar is.
Werkt automatisch notuleren met Teams, Google Meet en Zoom?
Ja, met de Chrome-extensie in Chrome. Op Windows kan het ook in de desktop-app van Teams of Zoom. Er komt geen bot in de vergadering. Op een Mac open je de vergadering in je browser.
Kan ik een bestaande opname laten uitschrijven?
Ja. In de app upload je een audiobestand, zoals mp3, m4a, wav of webm, of een mp4-video. Transcripten of samenvattingen uit een andere notulist overzetten kan nog niet.
Wat kost het?
Vanaf € 12 per maand inclusief btw voor 5 uur opnemen (Basis). Starter kost € 24 voor 15 uur, met contacten en de koppeling met Claude. Team kost € 49 per gebruiker, met sfeeranalyse en een taken-overzicht. Je probeert alles eerst 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Zie de prijzen.
Probeer My Notetaker 14 dagen gratis. Geen betaalgegevens nodig.
Bronnen
Deze pagina is algemene informatie, geen juridisch advies. Bespreek je eigen situatie met je functionaris gegevensbescherming of jurist.