AI-notulist voor HR-gesprekken
In een HR-gesprek wil je luisteren, niet notuleren. My Notetaker legt het gesprek vast en maakt er een samenvatting met de gemaakte afspraken van. Het is een geheugensteun voor jou, geen beoordelingsinstrument: je gebruikt het niet om medewerkers of sollicitanten te beoordelen of te selecteren.
Gesprekken waarbij het helpt
- Ontwikkel- en functioneringsgesprek. De afspraken over opleiding, doelen en ondersteuning staan na afloop op een rij, zodat jij en de medewerker hetzelfde verslag hebben.
- Verzuimgesprek. Je legt de afspraken over werk en terugkeer vast. Gezondheidsinformatie hoort hier niet in: vraag niet naar de aard of oorzaak van ziekte.
- Overleg met de OR of het MT. Besluiten en actiepunten staan klaar om rond te sturen.
Voorbeeld van een verslag
Fictief voorbeeld, geen echte medewerker
Samenvatting
Ontwikkelgesprek met Anna Voorbeeld. Ze wil meer projectleiding doen en vraagt om een training. Werkdruk in het vierde kwartaal is een aandachtspunt.
Afspraken
- Leidinggevende zoekt een geschikte training uit, vóór 1 december.
- Anna Voorbeeld leidt het volgende interne project, met wekelijkse afstemming.
- Over drie maanden een kort vervolggesprek.
AI kan fouten maken: een verkeerde spreker, een gemist actiepunt of een naam die net anders is geschreven. Lees de samenvatting na en controleer belangrijke afspraken in het transcript. Deel het verslag met de medewerker, zodat die het ook kan nalezen.
Wat je vooraf regelt
- Informeer de medewerker. Vertel vooraf dat je opneemt, waarvoor en hoe lang je het bewaart. Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt.
- Bespreek het met de OR. Wil je organisatie AI-notulisten breder inzetten, dan kan de ondernemingsraad instemmingsrecht hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit wat wel en niet mag bij controle van werknemers.
- Kies een bewaartermijn. Stel in de app in hoe lang gesprekken bewaard blijven, van 30 dagen tot 1 jaar.
- Geen beoordeling door AI. Volgens onze voorwaarden gebruik je My Notetaker niet om werknemers of sollicitanten te beoordelen, te monitoren of te selecteren. Ook baseer je geen besluiten over werving, beoordeling, promotie of ontslag op de uitvoer.
Over de sfeeranalyse
In Team krijg je bij elk gesprek een sfeeranalyse: een inschatting van de toon van de tekst, zoals positief of gespannen. Die gaat over het gesprek, niet over een persoon. Hij analyseert geen stem of gezicht. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het herkennen van emoties met AI twijfelachtig en riskant. Op het werk is emotieherkenning met AI verboden onder de AI-verordening. Gebruik de sfeeranalyse daarom nooit om iets over een medewerker te concluderen. Wil je hem in HR-gesprekken liever niet zien? Kies dan Basis of Starter: die hebben geen sfeeranalyse.
Privacy
- Gespreksinhoud blijft in de EU. Spraakherkenning, analyse en opslag gebeuren via ons AI-platform Artific in Google Cloud, regio europe-west4 (Nederland). Audio staat tijdens het verwerken tijdelijk versleuteld bij onze applicatieserver in Frankfurt.
- Alleen jij ziet je gesprekken. Ook andere HR-collega's en de beheerder kunnen ze niet openen.
- Niet gebruikt om AI te trainen.
- Verwerkersovereenkomst inbegrepen voor zakelijke klanten.
Lees ook AI-notulist en de AVG: waar let je op? en AI-notulist voor advocaten en juristen.
Alle details staan in de privacyverklaring, de lijst met subverwerkers en de verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Mag ik een HR-gesprek opnemen?
Een gesprek opnemen waaraan je zelf deelneemt is in Nederland in principe niet strafbaar, maar de AVG geldt wel. Informeer de medewerker vooraf over het opnemen, het doel en de bewaartermijn. Leg vast op welke grondslag je organisatie dit doet.
Mag ik de sfeeranalyse gebruiken om een medewerker te beoordelen?
Nee. De sfeeranalyse is een inschatting van de toon van een gesprek en is niet gemaakt om mensen te beoordelen. Onze voorwaarden verbieden het gebruik van My Notetaker om werknemers of sollicitanten te beoordelen, te monitoren of te selecteren.
Moet de ondernemingsraad instemmen?
Dat hangt af van hoe je organisatie het inzet. Een regeling voor een systeem waarmee gegevens van werknemers worden verwerkt, valt vaak onder het instemmingsrecht van de OR. Bespreek het daarom vooraf met de OR en je FG.
Wie kan mijn HR-gesprekken zien?
Alleen jij. Ook andere HR-collega’s in je team en de beheerder van je organisatie kunnen je gesprekken niet openen.
Wat kost het voor een HR-team?
Vanaf € 12 per maand inclusief btw voor 5 uur opnemen (Basis). Starter kost € 24 voor 15 uur, met contacten en de koppeling met Claude. Team kost € 49 per gebruiker, met sfeeranalyse en een taken-overzicht. Je probeert alles eerst 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Zie de prijzen.
Probeer My Notetaker 14 dagen gratis. Geen betaalgegevens nodig.
Bronnen
- Autoriteit Persoonsgegevens: Controle van werknemers
- Autoriteit Persoonsgegevens: Recognising emotions using AI is questionable and risky (15 juli 2025, Engelstalig)
- Algemene verordening gegevensbescherming (EUR-Lex)
Deze pagina is algemene informatie, geen juridisch advies. Bespreek je eigen situatie met je functionaris gegevensbescherming of jurist.